Plan de protection de la vie privée
Avis sur les pratiques en matière de renseignements personnels sur la santé
Cet avis décrit comment les renseignements concernant votre enfant peuvent être utilisés et divulgués. Il indique également comment vous pouvez avoir accès à ces renseignements. Veuillez le lire attentivement.
Collecte de renseignements personnels sur la santé
Nous recueillons des renseignements personnels sur la santé directement auprès de vous ou de la personne agissant au nom de votre enfant. Les renseignements personnels sur la santé peuvent comprendre, par exemple, la date de naissance de votre enfant, son adresse, ses antécédents médicaux et les dossiers de ses visites à La Place des enfants. Dans ces cas, des notes électroniques et écrites décrivent la nature de la visite ou du contact, de tout traitement fourni et du plan de soins ou de traitement. Occasionnellement, nous recueillons des renseignements personnels sur la santé auprès d’autres sources si nous avons obtenu votre consentement à cet effet ou si la loi l’autorise.
Les renseignements personnels sur la santé, souvent appelés dossier médical ou dossier de santé, sont utilisés à plusieurs fins :
- Planifier les soins et le traitement de votre enfant
- Assurer la communication entre les membres de l’équipe qui contribuent aux soins
- Décrire par écrit les soins reçus par votre enfant, à des fins légales
- Recueillir des données statistiques
- Recueillir des données pour la recherche clinique
- Planifier l’aménagement des installations et les activités de collecte de fonds
- Évaluer les soins et les résultats, et travailler continuellement à leur amélioration
- Recueillir des données pour se conformer aux exigences légales et réglementaires et à d’autres fins autorisées ou requises par la loi
Il est important de comprendre le contenu du dossier de votre enfant et la manière dont les renseignements sont utilisés. Cela vous permet de :
- vérifier l’exactitude des informations;
- mieux comprendre qui peut accéder au dossier médical de votre enfant, quand, où et pourquoi;
- prendre des décisions éclairées lorsque vous autorisez la divulgation d’informations à d’autres personnes.
Exemples de divulgation
Traitement – Les renseignements recueillis par les thérapeutes ou les autres membres de l’équipe de traitement sont consignés soit dans le dossier de travail, soit dans le dossier principal. Ils servent à déterminer le traitement le mieux adapté aux besoins de votre enfant. Les rapports des autres soignants et établissements sont conservés dans le dossier principal de l’enfant. Tous les membres de l’équipe de traitement ont accès à ces renseignements qui peuvent être communiqués par voie électronique ou par écrit.
Foire aux questions
Que sont les renseignements personnels?
On entend par « renseignement personnel » tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignement, par exemple l’adresse courriel, le numéro de carte de crédit, l’adresse, et ainsi de suite. Cela n’inclut pas les renseignements qui se retrouvent généralement sur une carte d’affaires, comme le nom, le titre professionnel, le nom de l’entreprise, ou l’adresse de l’entreprise, son courriel, ou son numéro de téléphone ou de télécopieur.
Qui est responsable de la protection des renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par La Place des enfants?
La coordonnatrice ou le coordonnateur à l’accueil de La Place des enfants joue le rôle d’agent de protection de la vie privée. Tous les employés et les Membres du Conseil d’administration doivent veiller au respect de la présente politique de protection de la vie privée. À l’occasion, le personnel de La Place des enfants peut être délégué pour agir au nom de l’agent de protection de la vie privée ou pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels.
Comment La Place des enfants obtient-elle le consentement?
Le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation des renseignements peut être implicite ou explicite.
- Le consentement explicite (écrit) est obligatoire dans les circonstances suivantes :
- Les renseignements sont divulgués à une personne ou un organisme autre qu’un dépositaire de renseignements sur la santé (par exemple, un assureur, un employeur, la CSPAAT, la Société d’aide à l’enfance ou un avocat);
- Les renseignements sont divulgués à un dépositaire de renseignements sur la santé, mais à des fins autres que pour la prestation de soins de santé (par exemple, l’infirmière de l’école).
- Le consentement implicite est obtenu lorsqu’un avis est fourni (soit affiché dans un endroit où l’on est susceptible de le voir, soit donné directement de vive voix) et que l’on donne la possibilité de refuser le consentement.
- Il est possible de limiter ou de retirer le consentement à tout moment, à moins que cela n’empêche les fournisseurs de soins de consigner les informations requises par la loi ou leurs normes professionnelles. Des instructions explicites (écrites) peuvent préciser quels renseignements ne doivent pas être utilisés ou divulgués.
- Les renseignements personnels sont parfois recueillis, utilisés ou divulgués sans consentement dans des cas limités expressément autorisés par la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé. Certaines autres lois exigent la divulgation de renseignements personnels, par exemple la Loi sur les coroners, la Loi sur les statistiques de l’état civil et la Loi sur les services à l’enfance et à la famille.
Pourquoi La Place des enfants recueille-t-elle, utilise-t-elle ou divulgue-t-elle des renseignements personnels?
Renseignements personnels des employés
La Place des enfants recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels sur les employés afin de gérer la relation d’emploi. La relation d’emploi n’est pas strictement couverte par les lois sur la protection des renseignements personnels, mais La Place des enfants prend les précautions nécessaires pour s’assurer que ces renseignements sont adéquatement protégés, qu’ils ne sont utilisés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, et qu’ils ne sont divulgués que lorsque cela est nécessaire.
Les renseignements fournis à des tiers pour l’administration des salaires et des avantages sociaux sont assujettis aux conditions contractuelles afin de garantir leur confidentialité et d’assurer qu’ils ne sont utilisés qu’aux fins prévues et qu’ils ne sont pas divulgués à d’autres parties.
Renseignements personnels de la clientèle
La Place des enfants s’engage à fournir la meilleure intervention possible pour permettre à sa clientèle de réaliser son plein potentiel. La place des enfants peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels aux fins suivantes :
- Planifier les soins et les interventions
- Assurer la communication entre les membres de l’équipe qui participent aux interventions
- Décrire par écrit les soins fournis, à des fins légales
- Recueillir des données statistiques et à des fins de recherche clinique
- Planifier les activités et engendrer le changement
- Mener des activités de collecte de fonds
- Se conformer aux exigences légales et réglementaires
Comment accéder aux renseignements personnels détenus par La Place des enfants?
Les employés ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels en la possession et sous le contrôle de La Place des enfants. Les employés peuvent consulter les renseignements personnels qui figurent dans leur dossier d’employé, en en faisant la demande à la directrice ou au directeur des Services cliniques.
Les clientes et clients ont le droit d’accéder à leurs renseignements personnels en la possession et sous le contrôle de La place des enfants. La clientèle est en mesure de demander des restrictions à certaines utilisations et divulgations de ses renseignements, de faire apporter des corrections au dossier, d’obtenir un compte rendu des divulgations des renseignements personnels sur la santé et de révoquer l’autorisation d’utiliser ou de divulguer des renseignements personnels sur la santé, sauf dans la mesure où l’utilisation ou la divulgation ont déjà eu lieu. La loi prévoit des exceptions.
Quelle quantité de renseignements personnels La Place des enfants recueille-t-elle, utilise-t-elle ou divulgue-t-elle?
La Place des enfants recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels uniquement dans la mesure nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique.
Pendant combien de temps La Place des enfants conserve-t-elle les renseignements personnels?
La Place des enfants ne conserve les renseignements personnels que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs énoncés dans la présente politique et pour satisfaire aux exigences de la loi.
Dans quelle mesure les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par La Place des enfants sont-ils exacts?
Les employés et les clients ont la responsabilité d’informer La Place des enfants des changements apportés à leurs renseignements personnels.
Les employés doivent soumettre toute demande de modification à leurs renseignements personnels à l’agente ou à l’agent des finances.
Les clients doivent soumettre toute demande de modification à leurs renseignements personnels à leur fournisseur de soins ou de services de La Place des enfants.
Les renseignements personnels conservés par La Place des enfants sont-ils sécurisés?
La Place des enfants est déterminée à protéger les renseignements personnels contre l’accès non autorisé, la divulgation involontaire ou le vol. Cette protection est assurée par des pare-feu dans le système informatique, des mots de passe pour protéger les bases de données, des ententes de confidentialité, des classeurs verrouillés et un accès restreint aux bureaux. Seul le personnel autorisé a accès à ces renseignements.
À qui peut-on faire part de préoccupations concernant les renseignements personnels détenus par La Place des enfants?
Les plaintes concernant la politique de protection de la vie privée doivent être soumises par écrit à l’agent de protection de la vie privée. Si l’agent de protection de la vie privée n’est pas en mesure de résoudre le problème, la plainte peut être soumise au Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée de l’Ontario.