Avis relatif aux pratiques de renseignements sur la santé

Avis relatif aux pratiques de renseignements sur la santé

Le présent avis décrit comment les renseignements au sujet de votre enfant pourront être utilisés et divulgués, et comment vous pouvez accéder à ces renseignements. Veuillez lire cet avis attentivement.

Collecte de renseignements personnels sur la santé

Nous recueillons des renseignements personnels sur la santé au sujet de votre enfant directement auprès de vous ou de la personne agissant au nom de votre enfant. Ces renseignements peuvent comprendre, par exemple, la date de naissance de votre enfant, son adresse, ses antécédents en matière de santé et les relevés de ses visites à La place des enfants. Lors de telles visites, des notes écrites et électroniques sont consignées afin de décrire la nature de l’interaction et le traitement offert, le cas échéant, et d’indiquer un plan de soins ou de traitement. Nous recueillons occasionnellement des renseignements personnels sur la santé au sujet de votre enfant auprès d’autres sources si nous avons obtenu votre consentement ou si la loi l’autorise. Ces renseignements personnels sur la santé de votre enfant, qui sont également connus sous le nom de dossier médical, servent à plusieurs fins :

  • Une planification des soins et du traitement de votre enfant.
  • Une communication entre les membres de notre équipe qui participent aux soins de votre enfant.
  • Un document juridique décrivant les soins offerts à votre enfant.
  • Une source de données statistiques.
  • Une source de données pour des recherches cliniques.
  • Une source de données pour la planification des installations et les activités de financement internes.
  • Un outil pour évaluer les soins que nous offrons et les résultats que nous obtenons, et pour travailler sans cesse en vue de les améliorer.
  • Une source de données qui permettent de nous conformer à des exigences juridiques et réglementaires, et d’accomplir d’autres fins autorisées ou exigées en vertu de la loi.

Lorsque vous comprenez le contenu du dossier médical de votre enfant et la façon dont les renseignements sont utilisés, vous pouvez :

  • Vérifier l’exactitude des renseignements.
  • Mieux comprendre qui peut avoir accès au dossier médical de votre enfant, quand, où et pourquoi.
  • Prendre des décisions plus éclairées lorsque vous autorisez la divulgation des renseignements à d’autres parties.

Exemples de divulgation

Traitement – Les renseignements recueillis par les thérapeutes ou les autres membres de l’équipe chargée du traitement de votre enfant seront consignés soit dans le dossier courant ou dans le dossier médical principal. Ces renseignements serviront à déterminer le traitement qui convient le mieux aux besoins de votre enfant. Le dossier médical contient également les rapports des autres fournisseurs et établissements de soins. Tous les membres de l’équipe de traitement ont accès à ces renseignements, qui peuvent être communiqués en format électronique ou par écrit.

FAQ

 

Que sont les renseignements personnels?
Par « renseignements personnels », on entend tout renseignement factuel ou subjectif, consigné ou non, concernant une personne identifiable. Il peut s’agir de tout type de renseignements, notamment une adresse de courriel personnel, un numéro de carte de crédit, une adresse à domicile, et ainsi de suite. Les renseignements personnels ne comprennent pas les renseignements qui figurent normalement sur une carte professionnelle, comme le nom et le titre de la personne, et le nom, l’adresse, l’adresse de courriel, et le numéro de téléphone ou de télécopieur de l’entreprise.

Qui a la responsabilité de protéger les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par La place des enfants?
Le coordonnateur à l’accueil de La place des enfants est l’agent à la protection de la vie privée de l’organisme. Tous les employés et membres du conseil d’administration ont la responsabilité d’assurer la conformité à la présente Politique de protection de la vie privée. De temps à autre, des membres du personnel de La place des enfants pourront être délégués pour agir au nom de l’agent à la protection de la vie privée ou pour assumer la responsabilité de la collecte, de l’utilisation et de la divulgation occasionnelle de renseignements personnels.

Comment La place des enfants obtient-elle le consentement?
Le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels peut être implicite ou exprès.

1. Le consentement exprès (par écrit) sera toujours exigé dans les circonstances suivantes :
• Lorsque les renseignements sont divulgués à une personne autre qu’un dépositaire de renseignements sur la santé (p. ex., à une compagnie d’assurance, un employeur, la CSPAAT, la Société de l’aide à l’enfance, un avocat, etc.);
• Lorsque les renseignements sont divulgués à un dépositaire de renseignements sur la santé, mais non aux fins de la fourniture de soins de santé (p. ex., à l’infirmière d’une école).

2. Le consentement implicite est obtenu lorsque la personne a reçu un avis (soit affiché à un endroit visible ou donné directement verbalement) et a eu l’occasion de refuser son consentement.
• Le retrait du consentement et des restrictions peut avoir lieu en tout temps, sauf si cela empêcherait les fournisseurs de services de recueillir des renseignements exigés par la loi ou en vertu de normes professionnelles. Des consignes expresses (par écrit) peuvent être données pour préciser les renseignements qui ne devraient pas être utilisés ou divulgués.

3. Les renseignements personnels peuvent parfois être recueillis, utilisés ou divulgués sans consentement préalable lorsque la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé l’autorise de façon expresse. Par exemple, certaines lois exigent la divulgation de renseignements personnels, y compris la Loi sur les coroners, la Loi sur les statistiques de l’état civil et la Loi sur les services à l’enfance et à la famille.

Pourquoi La place des enfants recueille-t-elle, utilise-t-elle ou divulgue-t-elle des renseignements personnels?
Renseignements personnels des employés :
La place des enfants recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels au sujet des employés à des fins d’administration de la relation d’emploi. Cette relation n’est pas visée strictement par les lois sur la protection de la vie privée, mais La place des enfants prend les précautions nécessaires pour protéger ces renseignements et s’assurer que les renseignements sont seulement utilisés pour les fins auxquelles ils ont été recueillis et qu’ils sont divulgués seulement lorsque cela est nécessaire.

Tous les renseignements fournis à des tiers à des fins d’administration de la rémunération et des avantages sociaux sont régis par les modalités du contrat entre les parties afin d’assurer que les renseignements demeureront confidentiels, ne seront utilisés qu’aux fins prévues et ne seront divulgués à aucune autre partie.

Renseignements personnels des clients :
La place des enfants s’engage à offrir à ses clients les meilleures interventions possibles afin qu’ils puissent atteindre leur plein potentiel. La place des enfants peut recueillir, utiliser et divulguer des renseignements personnels, le cas échéant, aux fins suivantes :
• La planification des interventions et des soins offerts aux clients;
• La communication entre le personnel chargé des interventions;
• La documentation juridique au sujet des soins offerts aux clients;
• La collecte de données à des fins de recherches cliniques et de statistiques;
• La planification dans le but d’apporter des changements;
• Les activités de financement;
• La conformité à des exigences juridiques et réglementaires.

Comment les particuliers peuvent-ils avoir accès à leurs renseignements personnels détenus par La place des enfants?
Les employés ont le droit d’avoir accès à leurs renseignements personnels qui sont détenus par La place des enfants et qui sont sous son contrôle. Les employés peuvent consulter les renseignements personnels consignés dans leur dossier personnel en présentant une demande au gestionnaire des services cliniques.

Les clients ont le droit d’avoir accès à leurs renseignements personnels qui sont détenus par La place des enfants et qui sont sous son contrôle. Les clients peuvent imposer des restrictions à certaines utilisations et divulgations de leurs renseignements, modifier leur dossier médical, obtenir un relevé des divulgations de leurs renseignements personnels sur la santé, ou révoquer leur autorisation visant l’utilisation ou la divulgation de leurs renseignements personnels sur la santé, sauf dans la mesure où cela a déjà été fait (sous réserve des exceptions juridiques).

Combien de renseignements personnels La place des enfants recueille-t-elle, utilise-t-elle ou divulgue-t-elle?
La place des enfants recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels seulement aux fins énoncées dans la présente politique.

Combien de temps La place des enfants conserve-t-elle les renseignements personnels?
La place des enfants conserve les renseignements personnels seulement pour la durée nécessaire pour atteindre les fins énoncées dans la présente politique, et pour respecter toutes les exigences juridiques.

Les renseignements personnels recueillis, utilisés et divulgués par La place des enfants sont-ils exacts?
Les employés et les clients ont la responsabilité d’informer La place des enfants des changements à leurs renseignements personnels.

Les employés qui désirent modifier leurs renseignements personnels doivent communiquer avec l’agent financier.

Les clients devraient informer les fournisseurs de services de La place des enfants des changements à leurs renseignements personnels.

Les renseignements personnels détenus par La place des enfants sont-ils sécuritaires?
La place des enfants s’engage à protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés, les divulgations accidentelles ou le vol. Cette protection comprend des pare-feu informatiques, des mots de passe pour protéger les bases de données, des ententes de confidentialité signées, des classeurs munis de serrures et un accès restreint aux bureaux. Seuls les membres du personnel autorisés ont accès à ces renseignements.

Comment les particuliers peuvent-ils communiquer leurs préoccupations au sujet des renseignements personnels détenus par La place des enfants?
Les particuliers qui ont une plainte à formuler au sujet de la Politique de protection de la vie privée de La place des enfants peuvent communiquer par écrit avec l’agent à la protection de la vie privée. Si ce dernier ne peut régler le problème ou si les particuliers ont d’autres plaintes à formuler, ils peuvent communiquer avec le Commissaire à l’information et à la protection de la vie privée/Ontario.